Nel mondo condominiale moderno, la Posta Elettronica Certificata (PEC) rappresenta uno strumento fondamentale. Garantisce velocità, risparmio sui costi di spedizione e, soprattutto, la certezza legale della ricezione delle comunicazioni, come le convocazioni di assemblea.
Tuttavia, non tutti i condòmini possiedono un proprio indirizzo PEC. Una situazione sempre più comune è quella in cui un condomino chiede all’amministratore di inviare la documentazione all’indirizzo PEC di un familiare (un figlio, il coniuge) o di un professionista di fiducia.
Questa richiesta, seppur mossa da buone intenzioni, apre a una serie di interrogativi critici che un amministratore professionista non può ignorare:
- Una convocazione inviata alla PEC del figlio ha lo stesso valore legale di una inviata direttamente all’interessato?
- Chi è responsabile se il figlio non inoltra la comunicazione al genitore condomino?
- L’amministratore è autorizzato a inviare dati sensibili (come verbali o situazioni contabili) a un soggetto terzo?
Per gestire queste situazioni in modo trasparente è necessario formalizzare quella che la legge definisce “elezione di domicilio digitale”.
In pratica, il condomino deve dichiarare esplicitamente e per iscritto di voler ricevere tutte le comunicazioni condominiali ufficiali presso l’indirizzo PEC di un’altra persona. Questa dichiarazione non può essere una semplice email o una comunicazione verbale. Deve essere un atto formale che chiarisca diritti e doveri.
Per garantire la massima tutela, ANACI BAT ha predisposto un modulo specifico che richiede la firma di due soggetti:
• Il Condomino (Avente Diritto): Con la sua firma, elegge formalmente il domicilio digitale presso terzi, si assume la responsabilità di verificare la ricezione delle comunicazioni e manleva l’amministratore da ogni problema derivante da questa scelta (es. mancata lettura, problemi tecnici della casella PEC, etc.).
• Il Terzo (Titolare della PEC): Con la sua firma, dichiara di essere consapevole di ricevere comunicazioni per conto di un’altra persona, si impegna a inoltrarle diligentemente e, aspetto cruciale, presta il consenso al trattamento dei dati personali (GDPR) che riceverà.
Qui sotto è possibile scaricare il modulo “Elezione di Domicilio Digitale presso Terzi”
