Con l’ordinanza n. 1779 del 26 gennaio 2026, la Quinta Sezione Civile della Corte di Cassazione è intervenuta sul delicato tema del valore probatorio delle notifiche effettuate tramite Posta Elettronica Certificata (PEC) e sulla validità del deposito di semplici registrazioni in formato PDF.
Sebbene la pronuncia tragga origine da una vertenza di natura tributaria, i principi di diritto affermati dalla Suprema Corte rivestono un interesse diretto per la gestione dello studio condominiale. L’articolo fornirà utili chiarimenti sull’argomento, illustrando come la pronuncia influisca sull’invio dei verbali d’assemblea e imponga un immediato e necessario adeguamento dei sistemi informatici di conservazione delle e-mail e dei relativi file di ricevuta.
Nel contesto del Processo Telematico e delle comunicazioni digitali regolato dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD, D.Lgs. n. 82/2005), la trasmissione via PEC costituisce lo strumento principale per conferire data certa e prova di avvenuta consegna alle comunicazioni ufficiali. Per dimostrare il perfezionamento del procedimento notificatorio, la normativa tecnica di settore richiede la produzione della ricevuta di accettazione e della ricevuta di avvenuta consegna (RAC). Nella prassi quotidiana, tuttavia, si è diffusa l’abitudine di stampare i messaggi di posta elettronica e le relative ricevute, per poi riscansionali in formato PDF al momento dell’inserimento nel fascicolo informatico o nei registri del condominio.
La vertenza giuridica giunta all’attenzione della Cassazione ruota attorno alla validità probatoria di queste stampe scansionate. Ci si è chiesti se il deposito di una mera copia analogica o in PDF scansionato pregiudichi la prova della tempestiva notificazione o se, al contrario, trovi applicazione il principio generale del raggiungimento dello scopo sancito dall’articolo 156 del codice di procedura civile. La Corte di Cassazione ha chiarito che, ai sensi dell’articolo 23, comma 2, del CAD, le copie informatiche di documenti analogici o le scansioni di stampe cartacee hanno la stessa efficacia probatoria degli originali se la controparte costituita non ne disconosce espressamente la conformità. Inoltre, richiamando la giurisprudenza della Corte Europea dei Diritti dell’Uomo, la Cassazione ha sottolineato come la digitalizzazione debba facilitare l’accesso alla giustizia evitando che un «formalismo eccessivo» si trasformi in una barriera per i diritti delle parti.
Il caso pratico
La vicenda processuale originaria ha visto un contribuente impugnare un’intimazione di pagamento dinanzi ai giudici tributari, depositando le copie scansionate in formato PDF delle ricevute di consegna PEC del ricorso anziché inviare i file digitali nativi rilasciati dal gestore di posta. Nonostante la controparte fosse regolarmente costituita in giudizio senza contestare la ricezione, i giudici di merito avevano dichiarato il ricorso inammissibile per difetto di prova notificatoria, decisione ora definitivamente annullata dalla Cassazione. Adattando perfettamente questa fattispecie alla vita condominiale, si pensi all’ipotesi in cui l’amministratore trasmetta via PEC il verbale d’assemblea contenente delibere di spesa ad un condomino assente. Il calcolo del termine decadenziale di 30 giorni per l’impugnazione della delibera, previsto dall’articolo 1137 del codice civile, decorre esattamente dalla data di ricezione del verbale. Qualora il condomino decida di impugnare la delibera sostenendo di non aver mai ricevuto il verbale o di averlo ricevuto in ritardo, e contesti la conformità della semplice stampa PDF o della scansione conservata dall’amministratore, l’incertezza sulla prova formale potrebbe mettere a rischio la tenuta delle delibere approvate.
L’ordinanza n. 1779/2026 della Cassazione stabilisce che la semplice stampa o scansione PDF del messaggio PEC costituisce idonea prova del procedimento di notifica qualora il destinatario sia parte del giudizio e non disconosca espressamente il documento. Qualora tuttavia la conformità venga formale e tempestivamente contestata dalla controparte, la semplice copia scansionata non basta più: si rende indispensabile esibire il file digitale nativo contenente i metadati e la firma digitale del gestore di posta. In termini pratici, la Corte ha affermato che la difformità dal modello legale del formato esibito non può condurre all’inammissibilità se il contenuto della PEC è valutabile, ma ha implicitamente ribadito che solo la disponibilità del dato digitale originale metta al riparo da qualsiasi contestazione sulla certezza dell’invio e del contenuto.
Consigli pratici
Per evitare che un condomino contesti la ricezione di un verbale o la decorrenza dei termini dell’articolo 1137 del codice civile disconoscendo la semplice stampa PDF, non è più sufficiente salvare l’allegato del verbale o conservare una stampa cartacea nel faldone. L’amministratore deve necessariamente archiviare il file digitale nativo dell’intera trasmissione PEC, memorizzando i file con estensione .eml o .msg che racchiudono il messaggio originale, la ricevuta di accettazione e la ricevuta di avvenuta consegna completa di daticert.xml. Questa ulteriore incombenza operativa richiede un immediato adeguamento del metodo di conservazione dei file e della struttura tecnologica dello studio. Sarà indispensabile ampliare la capacità di archiviazione delle caselle PEC aziendali, dotarsi di sistemi di conservazione digitale e acquistare spazi cloud dedicati, supportati da rigorosi protocolli di backup periodico e da una catalogazione ordinata per singolo condominio e per data di invio. Un simile investimento garantisce che, in caso di contenzioso, il legale del condominio possa mettere a disposizione dell’organo giudicante i file telematici nativi inoppugnabili.
